Teoría de Contabilidad

Introducción a Contasimple

¿A quién va dirigido?

A todos los autónomos que, ya sea por falta de conocimientos o porque quieran simplificar sus procesos, necesiten de una herramienta de contabilidad, facturación e impuestos. Ejemplos de profesionales liberales que son público objetivo de Contasimple: Abogados Arquitectos Camioneros Fisioterapeutas Informáticos Investigadores Privados/Detectives Peluqueros Periodistas Pintores Psicólogos Médicos Y en general cualquier trabajador por cuenta propia (autónomo).

¿Qué es un autónomo?

El autónomo

El autónomo económicamente dependiente

Trámites

1. ALTA EN LA AGENCIA TRIBUTARIA
   
   El paso previo al inicio de cualquier actividad económica por parte de una persona física es darse de alta en la Agencia Tributaria, en la delegación correspondiente al domicilio, mediante la presentación del correspondiente modelo 036/037. Si se dispone de certificado digital este trámite se puede realizar telemáticamente, en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
   
   Con carácter general, la declaración censal de alta deberá presentarse con anterioridad al inicio de las correspondientes actividades, a la realización de las operaciones.
   
   En dicho modelo además de los datos personales y el domicilio de la actividad (si es que lo hay) se debe comunicar a la Agencia Tributaria el epígrafe de la actividad correspondiente. Las actividades se clasifican en tres secciones, según se trate de actividades:
   
   
   • empresariales
   • profesionales
   • artísticas
   
   Esto tiene su importancia en relación a la retención que se práctica a la hora de facturar, punto sobre el que volveremos más adelante.
   
   En el modelo 036/037 también se comunica a la Agencia Tributaria las obligaciones respecto a ella, es decir, se pone de manifiesto qué modelos (de impuestos) se deben presentar.
   A partir de esa declaración la Agencia Tributaria controlará los incumplimientos formales, es decir, se establece el control de la presentación de los impuestos según lo que cada autónomo declara en su modelo de alta de actividad y sólo lo modifica si hace al autónomo una revisión o inspección y considera que las obligaciones que se han declarado no son correctas.
   
   Ejemplo: si se comunica a la Agencia Tributaria que la actividad está exenta de IVA y que por lo tanto no se presenta el modelo del mencionado impuesto, la Administración no lo pedirá, pero puede revisar la declaración de alta y considerar que la actividad sí debe llevar IVA, con lo cual a partir de ese momento lo exigiría.
   
   
2. ALTA EN LA SEGURIDAD SOCIAL
   
   El autónomo deberá tramitar el alta ante la Seguridad Social, esta alta deberá hacerse en un plazo de hasta 60 días antes del inicio de la misma, incluido el mismo día del inicio de esta. Es decir, no puede darse el alta con posterioridad al inicio de la actividad, ya que de lo contrario nos exponemos a sanciones administrativas y a la imposibilidad de aplicar bonificaciones como la tarifa plana.
   
   Este trámite se debe llevar a cabo en cualquiera de las administraciones de la Seguridad Social aportando el Modelo TA0521 debidamente cumplimentado junto con una copia de los modelos 036/037 tramitados en Hacienda. Si se dispone de certificado digital este trámite se puede realizar telemáticamente, mediante la sede de la Seguridad Social.
   
   Debe recordarse que en el momento de realizar este trámite se debe escoger la base de cotización, y si se quiere cotizar por desempleo o no. Al escoger la base de cotización eso determina la cantidad a pagar mensualmente a la Seguridad Social en concepto de autónomos.
   
   En caso de duda al cumplimentar el modelo anterior os animamos a consultar al personal de la administración de la Seguridad Social donde estéis tramitando el alta, ya que suelen ser de gran ayuda.
   
   Es importante tener en cuenta las bonificaciones y posibles descuentos que tiene previstos la Seguridad Social en función de la edad o el grado de discapacidad del autónomo.
   
   En función de la actividad que se vaya a desarrollar, en especial si se trata de una actividad profesional, es conveniente contactar con el colegio profesional correspondiente, antes de realizar la gestión del alta de la Seguridad Social, ya que algunos de estos colegios tienen convenios con la Administración pública y se puede sustituir la cuota de autónomos por un pago al colegio en condiciones más favorables.
   
   
3. ALTA EN EL AYUNTAMIENTO
   
   En función del tipo de actividad y en especial si la actividad se va a desarrollar en un local abierto al público, se debería proceder a informarse en el correspondiente ayuntamiento de los permisos y licencias que es necesario obtener.

Obligaciones fiscales

Impuestos que afectan al autónomo

La obligación más común para un autónomo que ejerce una actividad es el IVA. Una inmensa mayoría de ellos están obligados a presentar el modelo 303 que recoge la declaración trimestral de dicho impuesto.

Hay pocas actividades que estén no sujetas o exentas (médicos, seguros, enseñanza…) y siempre con unas determinadas condiciones.

Otro tema es el de aquellos que están obligados a presentar el modelo pero por el servicio que prestan y el destinatario del mismo facturan sin IVA, por ejemplo, un profesional que factura unos servicios realizados en nuestro país a un empresario que radica en otro país de la UE, pero ese mismo profesional tendría que aplicar IVA si facturara los mismos servicios a alguien en España.

El IRPF: al hablar de este impuesto hay que entrar en varias consideraciones, ya que afecta a varios modelos: modelo 130 (pago a cuenta de renta), modelo 111 (pago de las retenciones de un trabajador o de empresario autónomo que factura con retención, ya sea del 7% tipo reducido, 15% tipo normal o 1% retención de los autónomos en estimación objetiva) y modelo 115 (pago de las retenciones de los alquileres.

Ejemplo: para ejercer la actividad alquilas un local y el propietario te emite una factura con IVA y con una retención del 19%. La base imponible de la misma será gasto, el IVA se podrá deducir y la retención se deberá ingresar trimestralmente a la Agencia Tributaria.

Pues bien, cuando un autónomo se da de alta se debe comunicar a Hacienda si la actividad que se ejerce tendrá la obligación de presentar los modelo 130, 110 o 115. Puede darse el caso que al inicio de la actividad no se tenga que presentar el 110, pero al cabo de 6 meses se contrate a un trabajador, y entonces se deberá comunicar a Hacienda la obligación de presentar el mismo mediante el la cumplimentación y presentación del modelo 036/ 037, al igual que ocurre con cualquier otro cambio que se dé durante el transcurso de la actividad, como puede ser un cambio de domicilio.

Modelos a presentar por el autónomo

Ahora veremos de forma resumida los diferentes modelos que se puede ver obligado a presentar un autónomo a lo largo del año:

• Declaración trimestral del IVA (modelo 303): los únicos autónomos que no deben presentarlo son aquellos cuya actividad esté no sujeta o exenta de este impuesto: médicos, profesores, etc. Realmente son muy pocas y deben estar contempladas específicamente por la normativa del Impuesto.
  
  
• Declaración anual del IVA (modelo 390): los autónomos obligados a presentar el modelo 303 deberán presentar a final de año su resumen anual, el modelo 390.
  
  
• Declaración trimestral del IRPF (modelo 130): Sólo estarán exentos de esta obligación aquellos autónomos que facturen más de un 70% con retención y así lo hayan comunicado a la Agencia Tributaria en el oportuno modelo 036 ó 037. El resumen anual de este modelo es la Declaración de renta (modelo 100).
  
  
• Declaración anual de la renta (modelo 100): Este modelo equivale al resumen anual del modelo 130, y lo deben presentar todos los autónomos por el mero hecho de estar de alta como tal, independientemente de si tienen que presentar el modelo 130 o no.
  
  
• Declaración trimestral de retenciones e ingresos a cuenta (modelo 111): Estos modelos no son tan habituales como los anteriores. Dentro de las posibles retenciones las más frecuentes son las retenciones por el IRPF que se efectúan en las nóminas de los trabajadores o las que figuran en las facturas recibidas de los profesionales independientes. Otro tipo de retención de IRPF muy frecuente son las retenciones practicadas sobre los alquileres, pero éstas deben declararse en un modelo distinto (modelo 115).
  
  
• Declaración anual de retenciones e ingresos a cuenta (modelo 190): Este modelos equivale al resumen anual del modelo 111, y presenta la misma información que su versión trimestral pero recogiendo todas las retenciones del año.
  
  
• Declaración trimestral de retenciones sobre los alquileres (modelo 115): Este modelo declara las retenciones practicadas sobre los alquileres, y lo deben presentar todos aquellos autónomos que estén alquilando un despacho o local.
  
  
• Declaración anual de retenciones sobre los alquileres (modelo 180): Este modelos equivale al resumen anual del modelo 115, y presenta el resumen de las retenciones relativas a los alquileres que le han sido practicadas al autónomo a lo largo del año.
  
  
• Declaración anual de operaciones con terceros (modelo 347): En este modelo se recogen todas las operaciones realizadas por el autónomo que superen los 3.006 y no hayan sido declaradas en otro modelo.
  
  

La contabilidad

La contabilidad es una herramienta necesaria para poder justificar frente a la Agencia Tributaria los ingresos y gastos derivados del desarrollo de cualquier actividad económica, ya que en función de ellos el autónomo deberá liquidar sus impuestos frente a ésta de forma periódica (normalmente trimestral).

La contabilidad debe llevarse de forma anual, pero agrupada por trimestres (concepto que en la jerga contable se conoce como Periodo), así pues cada año natural (también conocido como Ejercicio) consta de cuatro periodos cuyos nombres, en orden, son 1T, 2T, 3T y 4T y equivalen a cada uno de los trimestres naturales del año.

Para referirnos a un periodo concreto de forma unívoca generalmente se anexa el año al código de periodo de la siguiente forma: 2010-3T, que en el caso anterior se refiere al tercer trimestre del año 2010.

Para cada periodo (trimestre) la Agencia Tributaria exige al autónomo que gestione su contabilidad mediante cuatro libros de registro que resumen toda su actividad, y cuya presentación se le puede exigir en caso de inspección tributaria.

Dichos libros de registro son:

• Libro de Registro de facturas emitidas
• Libro de Registro de facturas recibidas
• Libro de Registro de gastos
• Libro de Registro de bienes de inversión

A menudo, para abreviar, nos referimos a los libros de registro simplemente como registros, así pues el Libro de Registro de Gastos también se conoce como el "Registro" de Gastos.

Y Como puede observarse en la imagen anterior cada registro tiene su correspondiente pantalla en Contasimple.

Si tenemos en cuenta que el cálculo de impuestos es relativamente sencillo si se tienen dichos libros de registro correctamente cumplimentados, no existe motivo alguno para no hacer las cosas tal y como nos recomienda la Agencia Tributaria.

La herramienta de Contabilidad de Contasimple permite a los usuarios llevar su contabilidad acorde a dichos libros de registro, guiando al usuario en todo momento y evitando las malas prácticas que posteriormente pueden llevar a un cálculo erróneo de los impuestos a pagar y a posibles sanciones por parte de la Agencia Tributaria.

A continuación vamos a analizar las particularidades de cada uno de esos libros de registro.

Registro de facturas emitidas

Este libro de registro no es más que un listado que recoge todas las facturas emitidas por el autónomo durante el desarrollo normal de su actividad, agrupado por periodos (trimestres).

Las facturas emitidas deberán todas seguir un estándar de numeración incremental y continuo (sin huecos en la numeración), dificultando así caer en la tentación de emitir facturas a pasado o futuro, o borrar facturas ya emitidas.

Muchos autónomos que prescinden de los servicios de Contasimple llevan dicho registro utilizando hojas de cálculo Excel, en ese caso, hay que tener cuidado de registrar en ellas todos aquellos datos necesarios para poder realizar el seguimiento y cálculo de impuestos de forma correcta.

En el caso de Contasimple se puede acceder al libro de registro de facturas emitidas desde la pestaña de Contabilidad, haciendo click en el enlace de Facturas Emitidas que aparece en el Menú de la izquierda.

Desde allí se pueden crear nuevos apuntes para cada factura emitida, o bien emitirlas directamente desde Contasimple y enviarlas a los clientes por correo electrónico, o también imprimirlas y entregarlas de forma física.

Registro de facturas recibidas

Al igual que con el libro de registro anterior, el libro de registro de facturas recibidas no es más que un listado de todos los gastos derivados del desarrollo de la actividad económica del autónomo para los cuales se tenga como justificante una factura.

Es importante entender que solamente pueden incluirse en este listado aquellos gastos para los que se tenga una factura válida.

Para ser válida, una factura debe tener los datos del emisor y receptor debidamente cumplimentados (incluyendo el NIF), así como un número de factura y el importe de la misma, desglosado en base imponible e IVA.

No se deberán registrar aquí gastos para los que solamente se tenga una factura simplificada de compra. Las facturas simplificadas sustituyen a los antiguos tickets y son muy similares a las facturas ordinarias pero no suelen especificar los datos del receptor y puede que no desglosen la base imponible y el IVA del producto o servicio comprado.

Es importante resaltar también que algunos comercios emiten facturas simplificadas en las que se muestra la palabra factura y que incluyen un número de factura, pero no se incluyen los datos del receptor del bien o servicio, es decir, la persona o sociedada que ha hecho la compra del bien o servicio, lo que revela que no se trata de una factura válida y en su lugar es unas factura simplificada, y deben registrarse en el Registro de gastos en lugar de en el de Facturas Recibidas.

Otro aspecto que vale la pena recalcar es que el gasto debe derivarse del desarrollo de la actividad económica del autónomo, es decir, debe ser útil y de alguna manera ayudar en dicho desarrollo. Veremos más sobre este tema más adelante. Pero baste un ejemplo para entender mejor este punto: un ingeniero informático puede imputar en el Registro de Facturas Emitidas las facturas por la compra de un servidor y de los programas de software necesarios para desarrollar aplicaciones informáticas, sin embargo, no debería imputar las facturas derivadas de la compra de la ropa que lleva puesta en su día a día. Es cierto que la ropa es un elemento necesario para el desarrollo de su actividad diaria. ¡Seguro que todos sus clientes agradecen que no acuda desnudo a las reuniones! Sin embargo, se sobreentiende que lo mismo sucede con todas las profesiones, e incluso con los empleados o trabajadores por cuenta ajena, y por tanto, no se considera un elemento "necesario" para el desarrollo de la actividad. Por contra, si hablamos de una persona cuya profesión sea actor y que deba comprar vestimenta muy concreta para la filmación de una película, o de un operario que deba comprar un mono de trabajo, en tal caso las facturas de esas prendas sí que podrían imputarse en el registro de facturas recibidas.

En el caso de Contasimple puede accederse a este libro de registro desde la pestaña de Contabilidad, haciendo click en el enlace de Facturas Recibidas.

Registro de gastos

El registro de gastos es un listado de todos los gastos derivados de la actividad económica del autónomo para los cuales se dispone de una factura simplificada como justificante del mismo, en lugar de una factura ordinaria.

Desde el 1 de Enero de 2013 las facturas simplificadas sustituyen a los tickets a todos los efectos y para ser consideradas válidas tienen que indicar claramente la siguiente información:

• fecha de expedición
• número de factura simplificada
• el importe e impuestos aplicados (pudiendo mostrarse de forma desglosada o totalizada)
• información del emisor de la misma (incluyendo el NIF)

Su diferencia principal respecto a las facturas ordinarias es que generalmente no incluyen la información de receptor y que no suelen mostrar información tan detallada de los productos o servicios incluidos.

A menudo ocurre que de una misma compra puede tenerse la factura simplificada que el comercio entrega al pasar por caja y la factura ordinaria, en tal caso, solamente deberá contabilizarse uno de los dos comprobantes de compra, siendo más aconsejable contabilizar la factura ordinaria ya que nos permitirá desgravar también el IVA de la compra.

En el caso de Contasimple puede accederse a este libro de registro desde la pestaña de Contabilidad, haciendo click en el enlace de Gastos.

Registro de bienes de inversión

El cuarto y último libro de registro, el Registro de Bienes de Inversión, es un listado de aquellos bienes adquiridos por el autónomo, que por sus características y precio se les supone una vida útil superior a la de un ejercicio (año), y por tanto, la Agencia Tributaria no permite desgravarlos de una sola vez, sino que, en función del bien adquirido, permitirá desgravar un cierto coeficiente en cada periodo hasta llegar a la desgravación del importe total del bien.

Como bien indica el nombre de este libro de registro, solamente se podrá amortizar la compra de bienes nunca de servicios. La Agencia Tributaria estipula en 300€ el importe a partir del cual la amortización de un bien es obligatoria (refiriéndose siempre a la base imponible del bien, nunca incluyendo sus impuestos). Por tanto, el autónomo nunca deberá imputar en el libro de registro de facturas recibidas o de gastos ninguna adquisición de bienes cuya base imponible sea superior a 300€, debiendo imputarlo directamente en este libro de registro.

Al igual que ocurre con el resto de libros de registro, todo bien registrado en este libro no deberá serlo en ningún otro, o estaremos desgravando el mismo bien más de una vez, falseando así nuestra contabilidad.

La normativa que rige la amortización de bienes es un poco compleja y cae fuera de objetivo de este tutorial, sin embargo, cualquier usuario de Contasimple que esté leyendo este texto no debe preocuparse, ya que Contasimple le guiará en la introducción de los bienes de inversión.

Desde Contasimple puede accederse a este libro de registro desde la pestaña de Contabilidad, haciendo click en el enlace de Bienes de Inversión.